Een congres organiseren? Maak goede afspraken

Wanneer je verder wilt in je loopbaan zul je er waarschijnlijk een keer aan moeten geloven: het organiseren van een congres of evenement. Wanneer je een evenement gaat organiseren op locatie moet je aan een hoop dingen denken. Het succes van je congres hangt af van de afspraken die je maakt en het type afspraken dat je maakt. In deze blog geef ik jou drie tips over de afspraken die je moet maken met je congrescentrum.

Catering

Afhankelijk van de hoeveelheid gasten die komen, zullen er waarschijnlijk mensen tussen zitten die een bepaalt dieet aanhangen. Wanneer dit het geval is, moet je hier uiteraard rekening mee houden. Zorg dat er voor al je gasten een menu kaart is, zodat niemand zich buitengesloten voelt. Een goede congreslocatie draait daar zijn hand niet voor om en heeft vaak een dynamische catering. Maak goede afspraken over extra kosten die in rekening worden gebracht wanneer de standaard kaart aangepast dient te worden.

Uitloop

Hoe goed jij ook in plannen bent. De kans is groot dat je congres altijd iets gaat uitlopen. Wanneer je hier geen afspraken over maakt met locatie, kunnen de kosten snel oplopen. Dit komt dan vooral doordat je de locatie een vrijbrief geeft om extra kosten zomaar in te vullen. Hou ook rekening met de bezetting van het gebouw waar je een congres gaat organiseren. Wanneer er sowieso geen plaats of tijd is voor uitloop, kun je beter naar een andere locatie gaan.

Sfeer van je congres en de locatie

De sfeer van je congres en locatie bepalen voor een groot gedeelte het succes van het geheel. Kies daarom een locatie die perfect aansluit bij het congres dat je gaat organiseren. Hele zakelijke congressen komen bijvoorbeeld goed tot zijn recht in een oud beursgebouw, terwijl technische congressen goed tot zijn recht komen in loodsen en oude fabriekshallen.

Uitnodigingen

Zorg dat je uitnodigingen ruim van tevoren verstuurd. Daarnaast is het belangrijk dat je potentiƫle gasten constant blijft informeren over het congres dat eraan zit te komen. Geef informatie over de agenda, over de voorbereidingen die ze moeten treffen en over hoe lang het ongeveer gaat duren.

Succes!

Ik wens je vooral heel veel plezier bij het organiseren van je volgende congres! vergeet vooral niet te genieten en maak er iets moois van!