Financiële administratie – de stand van zaken

Waar veel MKB ondernemers tevreden zijn met de kennis dat de rekeningen betaald zijn en er nog geld over is als blijk van voldoende rendement is de vraag naar informatie onder deze groep ook sterk aan het toenemen. De MKB ondernemer van vandaag wil instant informatie over zijn bruto-winst, personeelskosten en andere kritische prestatie indicatoren (KPI’s).

Dit vergt voor de dienstverlener een automatiseringsslag naar het digitaal verwerken van financiële administraties. Tevens vergt dit een omslag voor de ondernemers welke hun basis administratie digitaal aanleveren. Oftewel de administratie in ordners of schoenendoos hebben hun langste tijd gehad en worden vervangen door een digitaal archief, hetzij off-line hetzij online (in de cloud).

Daarmee wordt de behoefte van de ondernemers bevredigd om inzicht te verkrijgen in hun financiën en breder nog, het reilen en zeilen van de gehele onderneming. Deze ondernemers weten vanuit het fingerspitzengefühl hoe de onderneming ervoor staat, maar wensen meer inzicht. Denk daarbij aan een verkort financieel overzicht, gepresenteerd in een dashboard, met daarin diverse grafieken  en gecomprimeerde informatie zoals bijvoorbeeld het gemiddeld aantal dagen welke debiteuren openstaan op dit moment.

Samen met de ondernemer bekijken welke KPI’s belangrijk zijn voor haar organisatie en vanuit hier een tool gebruiken om dit inzichtelijk te maken. Denk hierbij aan het inzichtelijk maken van de brutomarge (verhouding inkoop ten opzichten van de omzet), de verhouding tussen personeel en omzet, up-to-date actuele lijst van openstaande posten ter bewaking van de cash-flow positie.  Omzet per relatie in verhouding met vorig boekjaar. Men kan zelfs denk aan de marge per persoon of de verhouding tussen omzet van de medewerkers. Daarmee is dus iedere denkbare KPI te programmeren.

Voorwaarde voor al deze compacte inhoudelijke informatie is dat deze pas ontsloten wordt wanneer dit ook in detail in het systeem ingebracht wordt. Dat is door alle vergaande automatisering steeds eenvoudiger geworden met de koppeling van diverse software.

Een (visueel) financieel overzicht in de vorm van een dashboard mag geen doel op zich zijn maar moet een hulpmiddel zijn om specifieke actiegericht doelen van de ondernemer te presenteren.

Bron: JWG – Financiële Administraties